Reisekosten steuerlich absetzen 2026

Dienstreise vs. Fahrt zur Arbeit: Der Unterschied

Nicht jede Fahrt mit dem Auto ist eine Dienstreise. Entscheidend ist, ob du an einer sogenannten ersten Tätigkeitsstätte arbeitest — also deinem regulären Büro oder Betrieb. Fahrten dorthin sind nur als Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) absetzbar. Alles andere — Fahrten zu Kunden, zu anderen Niederlassungen, zu Schulungen außerhalb des Büros — gilt als Auswärtstätigkeit und wird als vollständige Reisekosten abgerechnet.

Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit

Für berufliche Fahrten mit dem Privat-PKW gelten folgende Pauschalen 2026:

• Bis 20 km: 0,30 EUR pro Kilometer (einfache Strecke)
• Ab dem 21. km: 0,38 EUR pro Kilometer

Alternativ kannst du die tatsächlichen Kfz-Kosten belegen und anteilig geltend machen — das lohnt sich bei Fahrzeugen mit hohen Unterhaltskosten. Bei Bahnreisen oder Flügen werden die tatsächlichen Ticketpreise angesetzt.

Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)

Wenn du aus beruflichen Gründen außerhalb deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig bist, kannst du Verpflegungspauschalen ohne Belege geltend machen:

• Abwesenheit 8–24 Stunden: 14 EUR
• Abwesenheit 24 Stunden (ganzer Tag): 28 EUR
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: je 14 EUR

Wichtig: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten oder stellt Mahlzeiten, kürzt sich die Pauschale (Frühstück: 5,60 EUR, Mittag/Abend: je 11,20 EUR Abzug).

Übernachtungskosten

Tatsächliche Übernachtungskosten (Hotel, Airbnb) werden als Werbungskosten anerkannt — du brauchst eine Rechnung. Eine Pauschale gibt es bei Übernachtungen im Inland nicht mehr (seit 2014 abgeschafft). Bei längeren Auswärtstätigkeiten am gleichen Ort gelten nach 48 Monaten die Kosten nur noch begrenzt.

Arbeitgebererstattung: steuerfrei bis zur Pauschale

Erstattet dir dein Arbeitgeber Reisekosten, sind diese bis zur Höhe der steuerlichen Pauschalen steuerfrei. Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bekommst du weniger erstattet als die Pauschale, kannst du die Differenz selbst in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.

Praktisches Beispiel

Du fährst für eine Messe 180 km (einfache Strecke), bist 2 Tage unterwegs, übernachtest für 120 EUR im Hotel und bekommst keine Erstattung vom Arbeitgeber:

• Fahrtkosten: 20 km × 0,30 EUR + 160 km × 0,38 EUR = 6 + 60,80 = 66,80 EUR (× 2 Fahrten = 133,60 EUR)
• Verpflegung: 14 + 28 + 14 = 56 EUR
• Übernachtung: 120 EUR (mit Hotelrechnung)
• Gesamt absetzbar: 309,60 EUR